Nuevos espacios y organización del trabajo: hot desking, hoteling, trabajo flexible

Cuando hablamos de trabajo flexible nos hacemos la siguiente pregunta: ¿Por qué el hot desking es un concepto cada vez más común en las oficinas? La aparición de la pandemia en todo el mundo puso de manifiesto para quien aún lo dudara que las personas son realmente el corazón de las empresas. Desde el comienzo de la crisis, la prioridad de todas las organizaciones responsables ha sido garantizar el bienestar y la salud de sus profesionales, y por ello muchas empresas han optado por el trabajo flexible. Esto ha dado lugar a uno de los mayores retos en el ámbito laboral hasta la fecha: el teletrabajo, el hot desking y el hoteling implantados a gran escala y en un tiempo récord.

El hot desking es un modo de organización en el que varias personas se turnan para ocupar el mismo espacio de trabajo. En lugar de tener un puesto fijo, cada persona comparte su mesa con varios compañeros y en diferentes horarios. La popularidad de este sistema se explica, en primer lugar, por el alto nivel de los precios de los inmuebles en ciudades de alta densidad como Nueva York, Londres, Barcelona y Madrid. Puede ahorrar hasta un 30 % de espacio. Gracias a las últimas aplicaciones, a las nuevas formas de gestión y a las herramientas de colaboración basadas en la nube, también se está volviendo increíblemente fácil de gestionar.

El trabajo flexible es una calle de doble sentido

El trabajo flexible lo buscan las generaciones más jóvenes y están dispuestas a optar por espacios de trabajo más versátiles. Se supone que la oficina móvil también mejora la colaboración entre los empleados. 

¿Por qué mantener los espacios de trabajo fijos cuando hay tantas ventajas en renunciar a ellos? El hecho es que el hot desking no se ajusta a las necesidades y la cultura de todas las empresas, ni se adapta a todas las personalidades. A algunos empleados, sobre todo a los que pasan muchas horas al día en la oficina, no les convence esta solución revolucionaria. El trabajo flexible es una calle de doble sentido: a veces hay que admitir que se sigue necesitando una oficina fija.

El hot desking (originalmente denominado hoteling) surgió en la década de 1990. Fue adoptado por primera vez por las principales consultoras de Chicago y Nueva York. IBM cambió a un sistema de reserva de oficinas en 1994. Las Cuatro Grandes, Deloitte, PwC, KPMG y EY, han adoptado el hoteling en las últimas tres décadas. Otras empresas, como American Express, facilitan taquillas para que su personal pueda dejar archivos, materiales e incluso objetos personales, ya que no disponen de una oficina específica.

Este modo de funcionamiento es adecuado para los empleados cuyo horario de trabajo permite cierta flexibilidad. Por ejemplo, los que pasan mucho tiempo en reuniones con clientes y los que viajan con frecuencia. Esto explica que las consultoras hayan sido de las primeras en adoptarlo. El desarrollo del teletrabajo y de las tecnologías que facilitan el trabajo asíncrono también está animando a otras categorías de empleados a aprovecharlo.

El hot desk puede ser una pesadilla

Podría decirse que esta tendencia se ha llevado al extremo, a veces en detrimento del sentido común. Muchos trabajadores consideran que la oficina móvil es contraproducente. Allison Arieff, que escribe una columna de arquitectura en el New York Times, dice: «He trabajado en oficinas de open space en las que todo el mundo se sentaba en torno a mesas de cocina (tenías una persona a cada lado, otra delante y otra detrás) y muchos de nosotros practicábamos el hoteling (te sentabas en un escritorio diferente cada día, siempre que hubiera uno disponible, claro). Para ser honesto, no me pareció que nadie terminara nada.» 

Kris Dunn, responsable de recursos humanos de Kinetix, confirma esta idea: «A mucha gente le gusta disponer de un lugar, tener un sentido de pertenencia y propiedad de su espacio». Para los empleados que pasan más del 50 % de su tiempo de trabajo en la oficina, el sistema de oficina móvil puede convertirse en una auténtica pesadilla.

Me gustaría ofrecer algunos puntos sobre los que reflexionar antes de hacer la transición al trabajo flexible, en particular, al hot desking. Recordemos que la distribución de la oficina debe reflejar la cultura de la organización y sus necesidades. Es primordial recopilar información que indique cómo trabaja el equipo, tener en cuenta a los que se desplazan y determinar qué espacio (si lo hay) puede convertirse en una oficina móvil. Pregunta a tus empleados y pídeles que colaboran en el cambio. Utiliza el sentido común y escucha activamente a tus empleados para evitar los errores que a continuación detallo.

Errores a evitar en la transición a la oficina móvil

Como su implantación no se improvisa, quiero destacar los tres errores que deberíamos evitar para que la transición a una oficina flexible sea un éxito:

 1.      Querer ir demasiado rápido

Como con cualquier cambio importante, es mejor avanzar por etapas. El éxito de la oficina flexible también depende del análisis de los hábitos de trabajo de los empleados. Y es fundamental tomarse el tiempo para hacer algunas comprobaciones. Ir demasiado rápido podría poner en peligro todo el proyecto.

2.      No usar el equipo informático adecuado

Una infraestructura sólida debe basarse en tecnologías innovadoras y eficientes. El Internet de las Cosas facilita nuestra vida cotidiana al darnos acceso a información práctica y fiable. Una buena conexión inalámbrica es, por supuesto, esencial para las condiciones ideales de trabajo.

3.      Imposición de la oficina flexible a los empleados

Esta nueva organización del trabajo es también una nueva forma de gestión. La implicación de la cúpula directiva y el apoyo de los empleados al proyecto son, naturalmente, algunas de las claves de su éxito. De hecho, la oficina móvil es un modo de avanzar hacia un enfoque más colectivo, para empleados más autónomos y más implicados en la vida de la empresa.

Cómo hacer una transición exitosa a la oficina móvil

Hacer una transición acertada a una oficina flexible es, en última instancia, un cambio en la cultura corporativa. Se trata de repensar nuestra relación con el trabajo para lograr una mayor flexibilidad, pero también una mayor convivencia para un mayor bienestar en el trabajo. Un argumento de peso para reclutar y retener el talento. El mundo del trabajo puede evolucionar gracias a las nuevas tecnologías. Poder recibir apoyo en su transición a una oficina flexible es una garantía de éxito.

En última instancia, se trata de establecer una cultura de condiciones de trabajo individualizadas, que hagan posible a cada miembro del equipo dar lo mejor de sí al tiempo que fomenten su satisfacción laboral y su bienestar general. El trabajo flexible es una herramienta más para construir las organizaciones del futuro, que será útil en la medida en que la empleemos con sentido común y teniendo en cuenta a la diversidad de personas que las componen.

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