Onboarding online eficaz: incorporar empleados en modalidad de teletrabajo

La incorporación a un nuevo puesto de trabajo es un momento crítico en la experiencia de un empleado. Hasta tal punto que, si no se gestiona adecuadamente, representa un hándicap importante para la capacidad de retención de talento de una empresa. Un onboarding eficaz no es, pues, algo que pueda dejarse a la improvisación o al azar. Y la tendencia acelerada hacia el trabajo en remoto suma algunos aspectos adicionales a cuidar para que la relación comience con buen pie.

La estructura es clave

Por onboarding entendemos el proceso de incorporar al nuevo talento a una empresa, una fase de vital importancia para ir sentando las bases de una experiencia satisfactoria a largo plazo. Se trata de poner los cimientos de una relación laboral que ha de ser mutuamente beneficiosa. Esta estructura debe ser firme y no puede escatimarse tiempo o esfuerzo en su fraguado.

Cuando una empresa incorpora a personas en la modalidad de teletrabajo, el proceso de onboarding habrá de ser, si cabe, aún más estructurado. Cabe desarrollar un plan específico para la incorporación de estos empleados, con el propósito de homogeneizar las acciones. El objetivo es garantizar que se sientan bien acogidos e integrados en la organización independientemente del lugar desde el que vayan a desarrollar su trabajo.

Reducir la incertidumbre compartiendo información

Una vez finalizado el proceso de selección y contratación, conviene que las nuevas incorporaciones comiencen a profundizar cuanto antes en la cultura empresarial, en su misión, sus valores, su estilo de gestión y su negocio. Es el momento de compartir la información que hará posible una entrada sin tropiezos en la nueva organización. Comenzamos así a promover la identificación del nuevo empleado con el ADN de la organización de la que ha decidido formar parte.

Esta información previa puede compartirse mediante materiales digitales proporcionados por la compañía: vídeos, infografías, noticias sobre la actividad de la empresa, etc. Entre ellos, será conveniente introducir información específica para cada tipo de puesto de trabajo, quiénes formarán parte del equipo y cuál es el organigrama empresarial. Las funciones detalladas del puesto y un itinerario para, al menos, la primera semana son también contenidos clave. Por otro lado, es importante que el nuevo trabajador cuente desde el principio con todas las credenciales de herramientas de comunicación o gestión de proyectos que vaya a necesitar, así como guías o tutoriales para su uso.

Poner a punto las herramientas necesarias

El onboarding digital tomará cuerpo con la instalación y la comprobación del funcionamiento correcto de todas las herramientas informáticas necesarias para el desempeño del trabajo en el puesto físico del empleado en remoto, allá donde este se encuentre.

El trabajador contará siempre con todo el apoyo necesario por parte del departamento informático, que habrá de asegurarse de que no existen barreras tecnológicas. Es importante tener en cuenta la cuestión de la accesibilidad a la hora de configurar cada herramienta y aplicación.

Asegurar una comunicación fluida

Las interacciones que suceden en el ámbito presencial de manera orgánica no se dan en el trabajo en remoto, y es necesario planificar y agendar momentos específicos para la comunicación. También es importante especificar quién actuará como mentor del nuevo empleado y por qué canales se le puede contactar de la manera más ágil. En caso contrario, el trabajador recién incorporado puede sentirse perdido, desatendido o desconectado, y esto es algo que jamás debería suceder.

Cada compañía cuenta con canales de comunicación diferentes, y a menudo la estrategia es multicanal (teléfono, email, WhatsApp, aplicaciones de gestión de proyectos…). Integrar al nuevo empleado en los distintos canales, darle la bienvenida con cordialidad y entrenarle en su uso cuando se trate de aplicaciones específicas de la compañía con las que no esté ya familiarizado es una manera de asegurar que la comunicación fluye desde el principio.

Cultivar el sentimiento de pertenencia

Es cierto que la incorporación de trabajadores en la modalidad de teletrabajo presenta particularidades a tener en cuenta a la hora de diseñar la estrategia de onboarding, pero ninguna de ellas constituye una dificultad insalvable. Las nuevas posibilidades que este modelo de trabajo abre, tanto para empleadores como para empleados, hacen que merezca la pena invertir tiempo y esfuerzo en diseñar y ejecutar un proceso de onboarding online eficaz.

El sentimiento de pertenencia a una empresa rara vez parte de elementos físicos. No nos identificamos con una mesa o con un despacho, nos identificamos con valores, con objetivos, con emociones. Un onboarding online exitoso cultiva desde el inicio este sentimiento de pertenencia, logrando que la persona se sienta conectada, acogida y apreciada allá donde esté, segura de haber tomado la decisión correcta. Es el primer paso para una relación duradera que, por supuesto, habrá que seguir cuidando. Pero empezar con buen pie es tener la mitad del camino recorrido.

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